Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kommunalverwaltung,
der Frühling steht vor der Tür und bringt neues Leben in die Natur. Doch viele von uns fühlen sich gerade jetzt besonders müde und antriebslos. Die sogenannte Frühjahrsmüdigkeit kann sich negativ auf unser Wohlbefinden und unsere Leistungsfähigkeit auswirken. Besonders im anspruchsvollen Arbeitsalltag einer Kommunalverwaltung, wo Bürgerservice, Termindruck und komplexe Verwaltungsvorgänge zusammenkommen, ist es wichtig, gezielt auf die eigene mentale und körperliche Gesundheit zu achten.
Aktuelle Untersuchungen zeigen, dass Mitarbeiter mit gutem Wohlbefinden nicht nur zufriedener sind, sondern auch produktiver arbeiten und weniger krankheitsbedingte Fehltage haben. In diesem Leitfaden möchte ich Ihnen praktische Tipps geben, wie Sie mit einfachen Maßnahmen neue Energie für den Frühling tanken und gleichzeitig Ihre Leistungsfähigkeit am Arbeitsplatz verbessern können.
1. Tageslicht nutzen – für mehr Energie und Konzentration
Was die Forschung zeigt: Tageslicht ist ein natürlicher Energiespender. Es steigert nachweislich unsere Wachheit und verbessert die Konzentrationsfähigkeit. Mitarbeiter mit Arbeitsplätzen nahe Fenstern zeigen eine bessere Aufmerksamkeitsspanne und können komplexe Verwaltungsvorgänge effizienter bearbeiten.
Praktische Tipps für Ihren Arbeitsalltag:
• Morgenroutine: Starten Sie Ihren Tag mit 10-15 Minuten Spaziergang im Freien – ideal vor dem Betreten des Rathauses oder der Behörde. Dies aktiviert Ihren Kreislauf und stimuliert die Produktion von Wachmachern im Gehirn.
• Optimieren Sie Ihren Arbeitsplatz: Wenn möglich, positionieren Sie Ihren Schreibtisch so, dass Sie Tageslicht nutzen können, ohne dass es blendet. Falls Sie keinen Fensterplatz haben, nutzen Sie die Pausen bewusst für "Licht-Tankstellen".
• Lichtpausen einplanen: Gehen Sie in der Mittagspause bewusst nach draußen, auch wenn es nur 10-15 Minuten sind. Besonders wirksam: Nach intensiven Beratungsgesprächen oder komplexen Verwaltungsvorgängen kurz an die frische Luft gehen.
• Praktischer Tipp für Besprechungen: Wenn möglich, nutzen Sie für Teambesprechungen Räume mit gutem Tageslicht – dies steigert nachweislich die Kreativität und Lösungsfindung.
2. Bewegung als Energiequelle im Verwaltungsalltag
Was die Forschung zeigt: Regelmäßige Bewegung ist ein echter Leistungsturbo für unser Gehirn. Selbst kurze Bewegungseinheiten verbessern die Durchblutung und damit die Sauerstoffversorgung des Gehirns. Das Ergebnis: bessere Konzentration, weniger Fehler bei komplexen Verwaltungsvorgängen und eine höhere Belastbarkeit im hektischen Behördenalltag.
Praktische Tipps für Ihren Arbeitsalltag:
Bewegte Pausen: Nutzen Sie das "5-50-Prinzip" – nach 50 Minuten konzentrierter Arbeit (z.B. Bürgerberatung oder Aktenbearbeitung) folgen 5 Minuten Bewegung:
- Kurzer Gang durchs Treppenhaus (2-3 Stockwerke)
- Einfache Dehnübungen am Arbeitsplatz
- Ein Rundgang durch die Abteilung/das Amt
- Aktive Meetings: Führen Sie kurze Besprechungen (max. 15 Min.) im Stehen durch – dies spart Zeit und bringt gleichzeitig Bewegung in den Tag.
Behörden-Fitness:
- Nutzen Sie die Treppe statt des Aufzugs zwischen den Abteilungen
- Gehen Sie persönlich zu Kollegen, anstatt nur anzurufen oder zu mailen
- Parken Sie bewusst etwas weiter weg oder steigen Sie eine Haltestelle früher aus
- Praktischer Tipp für Büroarbeit: Bei längeren Telefonaten mit Bürgern oder Kollegen aufstehen und dabei leicht auf der Stelle gehen – dies fördert die Konzentration und verhindert Verspannungen.
3. Stressbewältigung für den anspruchsvollen Verwaltungsalltag
Was die Forschung zeigt: Der Arbeitsalltag in Kommunen ist oft geprägt von vielfältigen Anforderungen: Bürgeranliegen, Terminfristen, komplexe Regelwerke und manchmal auch schwierige Gespräche. Unter Stress sinkt unsere Fähigkeit, klar zu denken und gute Entscheidungen zu treffen. Einfache Stressbewältigungstechniken können die Fehlerquote deutlich senken und die Qualität der Bürgerberatung verbessern.
Praktische Tipps für Ihren Arbeitsalltag:
Kurze Atemübungen zwischendurch: Die "3-4-5-Technik" ist ideal nach herausfordernden Bürgergesprächen oder vor wichtigen Besprechungen:
- 3 Sekunden ruhig einatmen
- 4 Sekunden Atem anhalten
- 5 Sekunden langsam ausatmen
- 3 Wiederholungen reichen oft schon aus, um den Stresspegel zu senken
Strukturierter Arbeitstag:
- Planen Sie bewusst 10-15 Minuten Pufferzeit zwischen Bürgerterminen ein
- Reservieren Sie täglich eine "stille Stunde" für konzentrierte Aktenbearbeitung
- Nutzen Sie To-Do-Listen mit klarer Priorisierung: Was ist wirklich dringend? Was kann warten?
Belastungsspitzen managen:
- Erkennen Sie Ihre persönlichen Stresssignale (z.B. Ungeduld, Verspannungen)
- Kurze "Reset-Übung": Stehen Sie auf, schütteln Sie Arme und Beine für 30 Sekunden aus
- Trinken Sie ein Glas Wasser – Flüssigkeitsmangel verstärkt Stresssymptome
- Praktischer Tipp für den Umgang mit Bürgern: Nutzen Sie die "Brücken-Methode" bei schwierigen Gesprächen – eine kurze mentale Pause (3 tiefe Atemzüge) zwischen dem Anliegen des Bürgers und Ihrer Antwort schafft Raum für überlegte Reaktionen statt impulsiver Antworten.
4. Gesunde Ernährung für stabile Energie den ganzen Tag
Was die Forschung zeigt: Was wir essen, beeinflusst direkt unsere Denk- und Leistungsfähigkeit. Besonders im Verwaltungsalltag mit seinen kognitiven Anforderungen ist eine gehirnfreundliche Ernährung wichtig. Schwere Mahlzeiten führen zum berüchtigten "Nachmittagstief", während die richtigen Nährstoffe die Konzentration und Leistungsfähigkeit über den gesamten Arbeitstag stabil halten.
Praktische Tipps für Ihren Arbeitsalltag:
Clevere Mahlzeitenplanung für den Behördenalltag:
- Leichtes, proteinreiches Frühstück für einen konzentrierten Start (z.B. Joghurt mit Nüssen und Obst)
- Mittagessen mit guter Balance: Kombinieren Sie Proteine (Hülsenfrüchte, mageres Fleisch) mit Gemüse und einer kleinen Portion komplexer Kohlenhydrate
- Vermeiden Sie zuckerreiche Snacks in der Kaffeepause – der kurzfristige Energieschub führt schnell zum Leistungsabfall
Bürotaugliche Zwischenmahlzeiten:
- Halten Sie eine kleine Portion Nüsse (ca. 30g) in der Schreibtischschublade bereit
- Frisches Obst eignet sich perfekt als Energiespender zwischen Terminen
- Wasserreiche Gemüsesticks (Gurke, Paprika, Karotte) sind ideal während längerer Besprechungen
Hydration für klares Denken:
- Stellen Sie eine Wasserflasche gut sichtbar auf Ihren Schreibtisch
- Ziel: Mindestens 1,5-2 Liter über den Arbeitstag verteilt
- Bei Konzentrationsschwierigkeiten erst einmal ein Glas Wasser trinken – oft ist leichte Dehydration die Ursache
Praktischer Tipp für Behörden-Kantinen: Wählen Sie bewusst Gerichte mit viel Gemüse und hochwertigen Proteinen. Verzichten Sie auf panierte und frittierte Speisen, die zu Müdigkeit führen können. Nach schweren Mahlzeiten ist ein kurzer "Verdauungsspaziergang" (5-10 Minuten) besonders effektiv.
5. Schlafqualität verbessern für mehr Leistungskraft
Was die Forschung zeigt: Guter Schlaf ist die Grundlage für mentale Leistungsfähigkeit. Selbst eine geringfügige Schlafverkürzung kann die Reaktionszeit verlangsamen und die Fehlerrate bei komplexen Verwaltungsaufgaben erhöhen. Besonders wichtig: Die Qualität des Schlafes ist entscheidender als die reine Dauer.
Praktische Tipps für Ihren Arbeitsalltag:
- Abendliche Routine entwickeln:
- Versuchen Sie, jeden Tag etwa zur gleichen Zeit ins Bett zu gehen
- Reduzieren Sie blaues Licht von Bildschirmen 1-2 Stunden vor dem Schlafengehen
- Schaffen Sie bewusst eine Übergangsphase zwischen Arbeit und Schlaf
Gedanken-Management für besseren Schlaf:
- Führen Sie ein "Gedanken-Notizbuch" – schreiben Sie berufliche Gedanken und offene Aufgaben vor dem Schlafengehen auf
- Planen Sie den nächsten Arbeitstag bereits am Vorabend – das entlastet den Kopf
Schlafumgebung optimieren:
- Sorgen Sie für Dunkelheit und Ruhe im Schlafzimmer
- Ideale Temperatur: etwa 16-18 Grad
- Elektronische Geräte aus dem Schlafzimmer verbannen oder zumindest den Flugmodus aktivieren
Praktischer Tipp für Schichtarbeit: Wenn Sie in wechselnden Schichten arbeiten (z.B. im Bürgeramt mit Spätsprechstunden), versuchen Sie, zwischen den Schichtwechseln mindestens zwei freie Tage zu haben. Nutzen Sie bei Müdigkeit am Arbeitsplatz kurze "Power-Naps" in der Mittagspause (max. 20 Minuten).
6. Mentale Gesundheit aktiv fördern im Team
Was die Forschung zeigt: In der öffentlichen Verwaltung sind wir oft mit herausfordernden Situationen konfrontiert – sei es durch komplexe Anforderungen oder anspruchsvolle Bürgerkontakte. Ein offener Umgang mit psychischen Belastungen und gegenseitige Unterstützung im Team sind zentrale Faktoren für nachhaltige Leistungsfähigkeit und Arbeitszufriedenheit.
Praktische Tipps für Ihren Arbeitsalltag:
Gesprächskultur im Amt/in der Behörde stärken:
- Regelmäßiger kurzer Austausch im Team über aktuelle Herausforderungen
- "Kollegiale Fallberatung" bei schwierigen Bürgerfällen oder komplexen Verwaltungsvorgängen
- Positive Erfolge teilen und voneinander lernen
- Gemeinsame Pausen bewusst nutzen:
- Kurze "Kaffee-Gespräche" können als informeller Austausch wichtig sein
- Achten Sie auf die Balance zwischen fachlichem Austausch und Erholung
Grenzen setzen im digitalen Zeitalter:
- Definieren Sie klare "E-Mail-Zeiten" – nicht ständig nebenbei die Inbox checken
- Wenn möglich, keine dienstlichen E-Mails am späten Abend oder am Wochenende
- Zwischen intensiven Arbeitsphasen kurze "Offline-Momente" einplanen
Praktischer Tipp für Führungskräfte: Fragen Sie regelmäßig nach dem Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter und nehmen Sie Belastungssignale ernst. Ein kurzes "Wie geht es Ihnen heute?" kann Wunder wirken und frühzeitig auf Überlastungssituationen hinweisen.
Unser Unterstützungsangebot für die Kommunalverwaltung
Als Betriebsarzt möchte ich Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen auf dem Weg zu mehr Wohlbefinden und optimaler Leistungsfähigkeit unterstützen. Speziell für den öffentlichen Dienst bieten wir folgende Programme an:
Maßgeschneiderte Angebote für Kommunen:
- Gesundheitstage im Rathaus: Praxisnahe Workshops zu Stressbewältigung, gesunder Ernährung und Bewegungspausen im Büroalltag
- Ergonomie-Check: Optimierung der Arbeitsplätze speziell für Bildschirmarbeit und Bürgerberatung
- Resilienz-Training für Mitarbeiter mit Bürgerkontakt: Praktische Strategien für den Umgang mit herausfordernden Situationen im Behördenalltag
- Gesundheitssprechstunden: Individuelle Beratung zu persönlichen Gesundheitsfragen
- Bewährte Ergebnisse in anderen Kommunen:
Unsere Programme zur betrieblichen Gesundheitsförderung haben in anderen Gemeinden und Städten zu folgenden Ergebnissen geführt:
- Reduktion krankheitsbedingter Fehltage um durchschnittlich 18%
- Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit durch bessere Work-Life-Balance
- Verbesserung der Servicequalität durch motivierte und gesunde Mitarbeiter
Kontakt:
Dr. med. Walter Russ
Facharzt für Arbeitsmedizin
Ludwig-Erhard-Str. 31
D-84034 Landshut
Telefon: +49 (0) 871 206 576 40
E-Mail: walter.russ@betriebsarzt-russ.de
Ich wünsche Ihnen einen energiegeladenen und gesunden Start in den Frühling – mit praxisnaher Unterstützung für Ihren anspruchsvollen Arbeitsalltag in der Kommunalverwaltung!